Monitoren om samen bij te sturen en te leren

De lokale coalitie Kansrijke Start Zeist zet zich sinds vijf jaar in om (aanstaande) ouders in een kwetsbare situatie te ondersteunen. Een goede monitoring en evaluatie van de aanpak én de samenwerking is daarbij onmisbaar. Wat gaat goed en wat is voor verbetering vatbaar? Judith van Leeuwen, netwerkcoördinator Kansrijke Start Zeist en Marieke de Jong, adviseur sociaal domein gemeente Zeist, vertellen over hoe zij de voortgang meten binnen de Kansrijke Start aanpak en de samenwerking tussen partners en wat zij met de resultaten doen.

‘Als coalitie Kansrijke Start Zeist vinden we het belangrijk om de aanpak en de samenwerking te monitoren en te evalueren’, vertelt Marieke. ‘Daarom is in een vroeg in het proces een monitoringsplan ontwikkelt, ondersteund door Raedelijn’. Het doel is om een gezamenlijk beeld te krijgen van de voortgang en om zo nodig bij te kunnen sturen en te leren. Op basis van de evaluatie maakt de coalitie nieuwe jaarplannen en bespreekt waar zij naartoe wil.

Doelen als basis

De eerste stap richting het kunnen monitoren is het formuleren van doelen. Dit is samen met de managers van de verschillende partnerorganisaties gedaan. Het resultaat waren twee doelenbomen met ambities, doelen en activiteiten.

Eén doelenboom rond de ambities: voorbereid zijn, zorgeloos van start, groeiend ouderschap en steun dichtbij.
En één doelenboom rond slim samenwerken. Op basis hier zijn indicatoren vastgesteld die iets zeggen over de voortgang.

‘We zijn begonnen met het in kaart brengen van de startsituatie. Zijn er meer of minder vroeggeboortes vergeleken met het landelijke cijfer? Wat is opvallend in onze gemeente? Kunnen we meer doen voor de groep zwangeren?’, vertelt Judith. Daarbij maken zij zoveel mogelijk gebruik van beschikbare cijfers.

Dashboard

Om één en ander inzichtelijk te maken voor de betrokken partners is er i.s.m. Raedelijn een dashboard ontwikkeld. Dit is een online omgeving waarin lokale en landelijke data worden weergegeven die iets zeggen over de startsituatie, de lokale interventies, de ervaren samenwerking en de resultaten. De lokale interventies zijn onderverdeeld in voor, tijdens en na de zwangerschap. Indicatoren gaan bijvoorbeeld over het aantal zwangeren dat deelneemt aan de interventie Centering Pregnancy en de achtergrond van deelnemers aan het project van Samen Oplopen.

Daarnaast staan de resultaten van de samenwerking op het dashboard. Denk daarbij aan het aantal multidisciplinaire overleggen per jaar en het ervaren effect van de samenwerking. Het dashboard wordt jaarlijks geüpdatet. Gaandeweg zijn er ook data toegevoegd. Er zijn inmiddels meer bruikbare lokale indicatoren beschikbaar. ‘De gemeente heeft extra geïnvesteerd in de ontwikkeling van een monitoringsplan en de bouw van het dashboard. Op die manier konden we de monitoring een goede basis geven en daar hebben we nu nog steeds plezier van’.

Cijfers duiden en de vervolgacties bespreken

Judith: ‘Cijfers geven een eerste beeld, maar nog belangrijker is om gezamenlijk te bespreken wat de cijfers oproepen. Zijn ze herkenbaar of niet? Wat is opvallend? Hebben we daar een verklaring voor? Wat weten we (nog) niet? In 2022 hebben we daarom na de oplevering van het dashboard een duidingssessie georganiseerd. Tijdens deze sessie gingen professionals en managers uit de coalitie met elkaar in gesprek op basis van het dashboard. Er sloot ook een ouder aan om vanuit het ouder perspectief mee te praten. Het was waardevol om in gezamenlijkheid de cijfers te duiden en een beeld te vormen van hoe het gaat in Zeist. Afgelopen jaar hebben we het dashboard voor het eerst geüpdatet. We zijn benieuwd welke ontwikkelingen we in de loop van de tijd uit het dashboard af kunnen lezen.’

Ervaringsverhalen

Naast cijfers wilde de coalitie graag ervaringen van (aanstaande) ouders zelf ophalen. Via een online enquête zijn vragen gesteld over ervaringen in de eerste 1000 dagen en steun vanuit de omgeving. Daarop kwam er niet veel respons. Ouders direct in de wachtruimten van coalitiepartners te spreken leverde meer op; ruim dertig reacties. ‘Veel verhalen gaan over ervaringen tijdens de zwangerschap, de bevalling en de eerste weken na de geboorte. Maar veel minder over hoe het met het kind gaat na een half jaar tot aan het tweede jaar. We zijn benieuwd hoe het ouders in die fase vergaat en welke behoeften zij hebben, legt Marieke uit. ’Dat is een mogelijk onderwerp voor vervolgonderzoek. Ook viel op dat we nagenoeg alleen verhalen van moeders hebben, terwijl we ook graag de ervaringen van vaders horen. We willen iedere twee jaar aanvullend kwalitatief onderzoek doen rond specifieke onderwerpen’.

Voortgang samenwerking

Ook de samenwerking tussen de verschillende partners wordt gemonitord en geëvalueerd. Elk voorjaar krijgen de partners een vaste vragenlijst voorgelegd over de ervaren samenwerking, wat goed gaat en wat beter kan. ‘Ik heb in 2023 de vragenlijst eenmalig mondeling afgenomen in combinatie met extra open vragen, ter voorbereiding op een reflectie- en evaluatie sessie in oktober 2023, vertelt Judith. ‘We vragen partners ook altijd een rapportcijfer te geven. Dat was eerst ruim voldoende en nu een goed. Professionals geven aan kortere lijntjes te hebben en daardoor sneller de juiste hulp kunnen bieden. Iets waar (aanstaande) ouders veel aan hebben. Professionals weten beter wie wat doet, ervaren echt een netwerk met elkaar te zijn en hebben meer werkplezier. Moeders geven aan dat ze een groeiend zelfvertrouwen ervaren en een rijk aanbod aan interventies’.

Judith vervolgt: ‘We bespreken met elkaar de resultaten op inhoud en op proces en werken samen concreet uit wat beter kan. Daarbij zoeken we naar de gezamenlijke verbeterpunten. Zo hebben we een agenda met actiepunten voor het komende jaar. De laatste evaluatiesessie hebben kunnen vieren met elkaar wat er is bereikt’.

Meer lezen over de coalitie en Kansrijke Start aanpak in Zeist? Lees ook dit interview. Zelf aan de slag met monitoren en evalueren? Bekijk deze infosheet met tips en tools.