Infosheet

Kansrijke Start & Monitoring en Evaluatie

Een van de succesfactoren in een duurzame aanpak Kansrijke Start is het monitoren en evalueren (M&E) van de aanpak en de samenwerking. Dit helpt bij het zichtbaar maken van ontwikkeling, het bijsturen en doorontwikkelen van je aanpak en bij het bouwen en onderhouden van de samenwerking.

Met monitoren bedoelen we het verzamelen van gegevens  om de voortgang in beeld te hebben en te bewaken. In een evaluatie geef je betekenis aan die gegevens. Voor het uitvoeren van M&E  kun je veel kanten op en meerdere methoden kiezen. Met de volgende aandachtspunten helpen we je te focussen zodat je scherpt hebt wat je gaat monitoren & evalueren en welke methoden daarbij passen. Begin tijdig met M&E plannen, wacht niet tot je al een eind op weg bent.

Maak M&E makkelijker

M&E hoeft niet saai, duur en tijdrovend te zijn. Je kunt M&E makkelijker en ook leuker maken.

  • Je bespaart tijd door vooraf na te denken over wat, waar en wanneer welke data bijgehouden moeten worden. Stel dan ook tijdig een M&E plan en maak afspraken over de gegevensverzameling met partners. Dit voorkomt dat je achteraf veel tijd kwijt bent aan het ophalen van ervaringen die niet tussentijds zijn vastgelegd.
  • Concreet, specifiek en tijdgebonden geformuleerde doelstellingen dragen ook bij aan een minder tijdrovende M&E. Met goede doelstellingen is het makkelijker om achteraf de data te vergelijken met de beoogde doelen.
  • Ga na of je samen kunt werken met een GGD, academische werkplaats en/of universiteit of hogeschool, om studenten in te kunnen schakelen bij het doen van onderzoek.
  • Kijk of je ook op een andere, leuke manier gegevens kunt verzamelen, zoals (aanstaande) ouders ‘over de streep te laten lopen bij aan de ene kant ‘leuke activiteit’ of ‘minder leuke activiteit’ (of petje op/petje af). Je kunt hun keuzen daarna in kleine groepjes bespreken. Kijk voor meer in de brochure van Movisie; Monitoren in het sociaal domein; zo kan het ook!
  • Je haalt snel veel informatie over het proces boven tafel in een groepsgesprek met betrokken partners.
  • Gebruik zoveel mogelijk bestaande gegevens en data.
  • Vier de successen, grote en kleine!

Bepaal waarom en voor wie

Monitoren en evalueren doe je om verschillende redenen en voor verschillende ‘gebruikers’:

  • Verantwoorden; laten zien welke resultaten de aanpak oplevert in cijfers (kwantitatief) of verhalen (kwalitatief). Het geeft inzicht in de opbrengsten van je aanpak (output) en de gewenste effecten (outcome). Het laat je organisatie, bestuurders, raad, inwoners en samenwerkingspartners zien wat de aanpak oplevert;
  • Leren en verbeteren; inzicht geven in de aanpak en de samenwerking, beschrijven wat wel en wat niet werkt;
  • Enthousiasmeren en betrokken houden; het vieren van successen met coalitiepartners en met elkaar in de wijk, buurt;
  • Borgen; het structureel en duurzaam maken van de aanpak en/of goedwerkende onderdelen, het vastleggen van (samenwerkings)afspraken.

Breng in kaart wie de gebruikers van de verzamelde gegevens zijn (opdrachtgever(s), bestuurders en coalitiepartners, (aanstaande) ouders enzovoort). Goede afstemming met hen en verwachtingsmanagement zijn belangrijk. Bespreek met hen bijvoorbeeld op welk niveau zij gegevens willen zien en waarvoor ze de gegevens gebruiken. Je komt samen met degene(n) voor wie je monitort en evalueert vaak tot betere, meer realistische uitkomstmaten en manieren van evalueren.

Aan de slag!

  • De handreiking het Vizier helpt je om het doel van de monitoring en evaluatie te formuleren en te bepalen welke gegevens je hierbij nodig hebt. Kijk het webinar over Monitoring & Evaluatie terug waarin je meegenomen wordt in de onderdelen van het Vizier;
  • Je kunt vervolgens de keuzehulp instrumenten en stappenplan  raadplegen. Hierin staat een selectie van lichte tot zware instrumenten om je aanpak op verschillende manieren te volgen.

M&E van de samenwerking

Het monitoren en evalueren van de samenwerking is een belangrijk middel om de samenwerking rond Kansrijke Start te ontwikkelen en te onderhouden. Door stil te staan bij hoe de samenwerking gaat en te zien wat het oplevert, enthousiasmeer je partners en resultaten zien geeft energie. Zeker wanneer de samenwerking stroef verloopt of wanneer er een conflict is, helpt het evalueren van de samenwerking om deze te versterken. Bovendien kan er gaandeweg veel veranderen; nieuwe partners, veranderingen bij organisaties, onverwachte ontwikkelingen en nieuwe opgaven. Ook kan de samenwerking in een andere fase komen.

Samen leren

Monitoren wat je samen doet en wat het oplevert is ook belangrijk om te kunnen leren met elkaar. En samen leren is extra belangrijk in een aanpak die complex is zoals Kansrijke Start. Dit vraagt een gezamenlijke inzet met heldere doelen, durven experimenteren en al doende te leren en daar de ruimte voor hebben.

Reflectie inbouwen

Evalueer frequent en plan dit in. Probeer te voorkomen dat het evalueren pas gebeurt als er problemen of knelpunten zijn. Bepaal in afstemming met je partners de frequentie en plan dit met elkaar.

Aan de slag

Er zijn meerdere manieren/methoden om de samenwerking te monitoren en te evalueren. In de eerder genoemde keuzehulp vind je hiervoor een aantal instrumenten zoals bestaande vragenlijsten en de tijdlijnmethode. Kijk voor de mogelijke items/onderwerpen voor M&E van de samenwerking bij het onderdeel ‘bruikbare gegevens en indicatoren’.

Stel doelen op

De basis voor het  kunnen volgen of de aanpak en de samenwerking het gewenste resultaat opleveren, zijn gezamenlijke doelen. Hoe specifieker je dit doet, des te gemakkelijker wordt het dit meetbaar te maken. Splits je doel hiervoor op in subdoelen. Zeker als doelen zich over een lange termijn uitstrekken (bijvoorbeeld 10 jaar), is het verstandig om ook voor de korte termijn doelen te bepalen.

Doelen geven goed richting in wat je kunt volgen. Met deze doelen  kun je op koers blijven en kijken of gaandeweg aanpassingen nodig zijn. Vooral SMART-doelen helpen om te bepalen of een resultaat bereikt is. Door het benoemen van aantallen, percentages en periodes, kun je gemakkelijker een betekenisvolle uitspraak doen. Als je een doel SMART formuleert, krijg je ook zicht op bruikbare indicatoren. De handreiking Doelen stellen biedt je hierbij praktische handvatten.

Landelijke doelen lokaal concreet maken

Veel gemeenten/coalities gaan uit van de doelen van het landelijke actieprogramma Kansrijke start. Als je dat doet, maak de doelen dan concreet voor je eigen lokale of regionale situatie en stel ze samen met de coalitiepartners op, zodat ze breed gedragen worden.

Proces- en uitkomstniveau

Bepaal welke informatie nodig is om tijdens en na de aanpak en samenwerking zicht op resultaten te krijgen. Op welk niveau is dit nodig (wijk/dorp/inwoner)? Beoogde resultaten kunnen zowel op 1. proces- of samenwerkingsniveau als op 2. Uitkomstniveau worden geformuleerd.

  1. proces- of samenwerkingsniveau – denk aan:
    • Verbeterde vroegsignalering en doorverwijzing;
    • De samenwerking tussen medische en sociale professionals is verbeterd;
    • Bij de Kansrijke Start aanpak is meer samenwerking met (aanstaande) ouders;
    • Bredere bekendheid en meer overzicht over het aanbod binnen het sociale en medisch domein.

Maar ook het aantal partners in de coalitie, het succesvol betrekken van bijvoorbeeld huisartsen, een viertal netwerkbijeenkomsten per jaar.

  1. Uitkomstniveau denk aan:
    • Het aantal ouders dat met een interventie bereikt wordt;
    • De indicatoren voor een kansrijke start in (aanstaande) gezinnen in een kwetsbare situatie.

Praktijkvoorbeeld: Delftse instrumentenkoffer

In de Delftse coalitie Kansrijke start werken professionals in het medische en sociale domein integraal samen. Om deze samenwerking te ondersteunen, te volgen en te zien wat die oplevert, besloot de coalitie een instrumentenkoffer te ontwikkelen. Deze kent vijf onderdelen : ‘meten & weten’ (vragenlijst en indicatoren samenwerking), ‘informatie delen’ (werkafspraken), ‘reflecteren’ ( onder andere spiegelgesprekken met zwangeren en/of ouders), ‘samenwerken & leren’, en ‘het integraalbehandelplan’. De laatste drie onderdelen zijn nog in ontwikkeling. Lees meer over de instrumentenkoffer.

Bruikbare gegevens en indicatoren

  • Ga na of de bestaande (openbare) gegevens en data toereikend zijn voor wat je wilt weten, bijvoorbeeld via lokale en regionale partners. Op waarstaatjegemeente.nl staan meerdere indicatoren per gemeente (en op wijkniveau) die relevant zijn voor Kansrijke start. Je kiest indicatoren die aantonen of je de doelen behaald hebt of niet. Een indicator is een uitkomstmaat of eigenschap waarvan je kunt meten hoe het ermee gesteld is.

Landelijke en locale indicatoren

Het RIVM monitort van 2019 tot en met 2021 de landelijke invoering van het actieprogramma Kansrijke Start. Daarvoor is een indicatorenset ontwikkeld met vijftien indicatoren. Daarnaast heeft het RIVM een basis- en keuzeset indicatoren ontwikkeld om te gebruiken bij de lokale monitoring van Kansrijke start. Deze zal begin 2022 ‘geladen’ zijn met data per gemeente.

  • Houd in gedachten dat indicatoren een benadering zijn van de werkelijkheid en altijd een interpretatie vragen. Doe dit bij voorkeur samen met de betrokken partners en de mensen op wie het gaat.
  • Kijk ook naar indicatoren waar je al op kortere termijn succes mee kunt boeken. Zo zal het terugdringen van het aantal zwangeren dat rookt tijdens en na de zwangerschap over het algemeen eerder bereikt kunnen worden dan de (uiteindelijke) afname van perinatale sterfte.
  • Je kunt meerdere onderwerpen rond het samenwerken monitoren en evalueren. Ga met elkaar na welke onderwerpen van belang zijn om vervolgens per onderwerp vragen te formuleren. Denk aan onderwerpen als: betrokken partners (juiste partners aan tafel, deskundigheid en mandaat en draagvlak/steun eigen organisatie), taakopvatting (helder en nog passend), groei (nieuwe partners worden betrokken, partners mobiliseren anderen tot actie) en betrokkenheid achterban, zichtbaarheid, verwachtingen, financiering, inzet, structuur, communicatie en resultaat. Ook de 5 condities van samenwerken (Common Eye) zijn erg bruikbaar: gedeelde ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces. Zie ter inspiratie het reflectie-instrument (VO raad) dat hierop gebaseerd is.

Er bestaan meerdere vragenlijsten om de samenwerking te monitoren. Zoals de Coordinated Action Checklist, de Checklist effectieve intersectorale samenwerking in de wijk (TNO) of de zelfscan. Benut deze ter inspiratie en om vragen uit de lijsten zelf te gebruiken en mogelijk kun je vragenlijsten (of onderdelen daarvan) combineren.

Praktijkvoorbeeld: Coalitie Eindhoven monitort de samenwerking

Het verbeteren van de samenwerking is een van de speerpunten voor de Eindhovense coalitie Kansrijke start. Samenwerken gebeurt niet alleen binnen de coalitie, maar ook met de achterban. Hoe ervaren zij de samenwerking? Om op deze vraag een antwoord te krijgen zette de coalitie een vragenlijst uit onder medewerkers van de partnerorganisaties. Lees hier hoe dat verliep en wat dit opleverde voor de samenwerking.

Doe het samen

Bij de aanpak Kansrijke start zijn meerdere partners betrokken. Verzamel de gegevens ook gezamenlijk en deel de resultaten met elkaar. En als uit evaluaties blijkt dat het goed of beter gaat, geef je partners dan ook de credits en het ‘podium’.

  • Maak afspraken over welke gegevens worden verzameld en welke bijdrage partners daaraan kunnen leveren.  Het gaat niet alleen om cijfers; het ‘tellen’, maar ook om het ‘vertellen’. Denk aan een interview waarin professionals vertellen over de verbeterde samenwerking sinds Kansrijke start.
  • Ook het monitoren en evalueren van de samenwerking doe je samen: waarom en voor wie je de samenwerking monitort en evalueert, hoe dit gebeurt, hoe dit past in het proces en wie daarbij betrokken zijn (gehele samenwerkingsverband, deel?). Zorg ervoor dat de samenwerkende partijen zich kunnen vinden in de manier waarop dit gebeurt.
  • Zorg hierbij ook voor het perspectief van (aanstaande) ouders of de mensen waarover het gaat, bijvoorbeeld gesprekken met  (aanstaande) ouders die baat hebben gehad bij de Kansrijke start aanpak. Bespreek ook  samen met (aanstaande) ouders en/of ervaringsdeskundigen de vragen en de manier van monitoren en evalueren en duid samen de resultaten.

Verhalen en cijfers combineren

Wanneer je de aanpak en samenwerking rond Kansrijke Start monitort en evalueert kun je naast cijfers (tellen) ook verhalen (vertellen) gebruiken. De combinatie van deze twee maakt het sterker. Cijfers worden vaak gezien als hard en objectief, maar het verhaal erachter ken je niet. De verhalen van (aanstaande) ouders en/of professionals, kunnen inzicht geven in hoe beleid, programma’s of samenwerking uitpakken en waarom. Verhalen geven inzicht in ervaringen en de waarderingen van (aanstaande) ouders of van betrokken professionals. Van verhalen kun je bijvoorbeeld leren en je kunt ermee enthousiasmeren. In de webinar De kracht van verhalen gaven we uitleg over wat de kracht van verhalen bij M&E kan zijn en hoorde we van de gemeenten Zeist en Kampen hoe zij verhalen hebben ingezet in hun evaluaties. Kijk de webinar terug.

  • Niet alle inwoners worden meegenomen in onderzoek. Bijvoorbeeld omdat ze leven in sociaal kwetsbare situaties, moeite hebben met lezen en schrijven, de Nederlandse taal niet spreken of geen digitale vaardigheden hebben. Hierdoor wordt hun perspectief niet meegenomen. Maar wanneer je je onderzoeksmethoden aanpast, kun je hen goed betrekken bij jouw (evaluatie)onderzoek. Lees meer over inclusief onderzoek.
  • Communiceer over behaalde resultaten; grote, maar zeker ook kleine. Hiermee houd je iedereen aan tafel, houd je de energie vast en onderstreep je de gezamenlijkheid. Ga na hoe je resultaten wilt laten zien. Kijk of je cijfers ook op andere manieren kunt presenteren, zoals via film of foto’s of ondersteund met verhalen of een persona/portret van (aanstaande) ouders.

Nog vragen?

Heb je na het lezen van dit document nog vragen over het bouwen en versterken van lokale coalities Kansrijke Start? Neem dan gerust per mail contact op met de Pharos adviseurs via Kansrijkestart@pharos.nl.

Gezamenlijk werken we aan tijdige en passende ondersteuning voor (aanstaande) zwangeren en jonge ouders in een kwetsbare situatie en een kansrijke start voor meer kinderen.